1. Maak een keuze voor het fietsplan van Viets&Go

• servicekosten, administratiekosten geregeld

• onderhoud geregeld

• Diefstal en schade verzekering inbegrepen

• mogelijkheid voor werknemer tot overname na looptijd               

2 Stel een fietsregeling op (beleid)

Leg duidelijk vast:

• Wie mag deelnemen?

• Welke fietsen ( beperk de keuze!) 

• Maximale leaseprijs( gerelateerd aan de keuze van de fietsen)

• Looptijd (meestal 36 maanden)

• Wat bij uitdiensttreding?

• Wat bij langdurige ziekte?

• Eigen bijdrage werkgever.

• Stem af met OR of personeelsvertegenwoordiging 

• Als er een OR is: instemmingsrecht bij wijziging arbeidsvoorwaarden

• Zonder OR: informeer medewerkers duidelijk                                    

3.  Overleg met HRM en salarisadministratie

• hoe verwerken 7% bijtelling correct

• Registreer eventuele bruto loonruil

• Check gevolgen voor:

  • Minimumloon

  • Pensioen

  • Sociale premies

Laat je salarisadministrateur of accountant meekijken.                         

4.  Check juridische en fiscale voorwaarden

• Bijtelling: 7% van de consumentenadviesprijs per jaar

• Mag privé onbeperkt gebruikt worden

• Geen minimum aantal fietskilometers woon-werkverkeer vereist

• Werknemer mag daarnaast €0,23 per km onbelaste reiskosten ontvangen voor niet-gefietste dagen                                         

5. Communiceer het fietsplan intern

Maak het aantrekkelijk en helder:

• Uitleg voordelen voor werknemer (vaak 30–40% goedkoper dan privé kopen)

• Rekenvoorbeelden

• Stappen om aan te melden

• Contactpersoon

1. Financieel voordeel

• Lagere kosten dan privé kopen: Door de leaseconstructie via de werkgever en eventuele bruto-loonruil betaal je vaak minder voor een nieuwe fiets (tot 30–40% goedkoper).

• Geen grote eenmalige uitgave: Je hoeft de volledige aanschafprijs niet in één keer te betalen; de kosten worden gespreid via maandelijkse inhoudingen.

• Fiscale bijtelling relatief laag: De bijtelling bedraagt slechts 7% van de consumentenadviesprijs per jaar, wat vaak voordeliger is dan zelf sparen of lenen voor een fiets.

2. Gemak en service

• Onderhoud inbegrepen: Onderhoudsbeurten zijn meestal geregeld via de leasemaatschappij.

• Verzekering inbegrepen: Diefstal- en schadeverzekering zijn vaak standaard inbegrepen, wat veel administratie en zorgen scheelt.

• Makkelijk vervanging bij defect of schade: In geval van pech of ongeval kan de leasemaatschappij een vervangende fiets regelen.

3. Gezondheid en vitaliteit

• Beweging stimuleren: Fietsen naar werk of in vrije tijd draagt bij aan de fysieke gezondheid.

• Stressvermindering: Fietsen kan ontspannend zijn en zorgt voor een betere mentale balans.

4. Duurzaam en milieubewust

• Bijdrage aan CO₂-reductie: Door de fiets in plaats van de auto te gebruiken voor woon-werkverkeer draag je bij aan een beter milieu.

• Positief imago: Medewerkers kunnen trots zijn op hun bijdrage aan een duurzame organisatie.

5. Flexibiliteit in gebruik

• Privé én zakelijk gebruik: De fiets mag onbeperkt privé worden gebruikt, bijvoorbeeld voor boodschappen of weekendritten.

• Geen minimale kilometers: Je hoeft geen minimumaantal woon-werk kilometers te fietsen om deel te nemen.

• Reiskostenregeling blijft behouden: Voor dagen waarop je niet fietst, kan nog steeds aanspraak worden gemaakt op de reguliere reiskostenvergoeding.

6. Keuzevrijheid

• assortiment:  kiezen uit verschillende typen fietsen

7. Extra voordelen

• Geen zorgen over veroudering: Bij een nieuwe leasefiets ben je verzekerd van een moderne en veilige fiets.

• Verhoogde werknemerstevredenheid: Fietslease wordt vaak gezien als een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde.

De kosten kunnen behoorlijk variëren — afhankelijk van hoe je het wilt inrichten en hoeveel je zelf als werkgever bijdraagt:

Je kunt zelf bepalen welke bijdrage je levert aan de leasekosten. Dit is optioneel:

Geen bijdrage (0 € maandelijks):

• Je biedt het fietsplan alleen aan als secundaire arbeidsvoorwaarde.

• De werknemer betaalt zelf de lease via bruto loonruil.

• In dat geval kost het de werkgever feitelijk niets aan leasekosten.

Gedeeltelijke bijdrage:

• Je draagt een percentage of vast bedrag bij aan de maandelijkse leaseprijs (bijv. €50 per maand per werknemer).

• Dit is een extra arbeidsvoorwaarde die je zelf bepaalt.

Volledige bijdrage:

• Je betaalt de volledige leaseprijs voor de medewerker.

• In dat geval zijn de leasekosten direct een kostenpost voor de werkgever.

Besparing op werkgeverslasten

Omdat bij leasefiets het bedrag voor bruto loonruil wordt gebruikt:

• Het brutoloon daalt, waardoor de werkgever minder sociale lasten en premies betaalt.

• In veel voorbeeldberekeningen levert dit een besparing op van ± 18% van de leasekosten op werkgeverslasten.

Dit kan de netto kosten voor de werkgever (als die een bijdrage wil leveren) verlagen.

Administratie- en implementatiekosten

• Er zijn doorgaans geen verplichte extra belastingen over de lease zelf, maar je betaalt wel:

  • Werkgevers­premies over de fiscale bijtelling (7% van de waarde van de fiets) als die niet volledig met bruto loonruil wordt gecompenseerd.

  • Administratiekosten voor de salarisverwerking en leasebeheer

  • Eventuele advieskosten als je externe HR/lease-ondersteuning inschakelt.

Fiscale en boekhoudkundige effecten

• Leasekosten zijn voor de onderneming aftrekbaar als zakelijke kosten.

• Over de bijtelling die via de werknemer loopt, betaal je wel loonbelasting en werkgeverspremies als deze niet via bruto loonruil is gedekt.

• Als je niets betaalt aan de leaseprijs zelf (dus alleen faciliteert), dan ontstaan er geen extra directe kosten voor de werkgever.

Wij hebben een voorbeeld addendem deze is hier te downloaden

Aftrek van BTW alleen tot een maximum

Als je een leasefiets ter beschikking stelt aan een werknemer, mag je de BTW die in de leaseprijs zit gedeeltelijk als voorbelasting (aftrekbare BTW) opvoeren in de btw-aangifte:

• Je mag tot maximaal €130 aan BTW aftrekken (dit is 21/121 van €749).

• Dit bedrag geldt voor de gehele leaseperiode, niet per jaar.

• Dit betekent concreet: van de BTW die in de leasetermijnen zit mag je in totaal maar €130 aftrekken als voorbelasting. Alles daarboven mag je niet aftrekken.

Voorwaarden om deze BTW-aftrek te mogen toepassen

Je hebt recht op deze (beperkte) BTW-aftrek als:

🔹 je de fiets ter beschikking stelt aan de werknemer (bijv. via lease);
🔹 je in het lopende kalenderjaar en de 2 voorafgaande jaren geen fiets hebt gekocht of geleaset voor dezelfde werknemer;
🔹 de fiets ook privé gebruikt mag worden door de werknemer.

Wat als de werknemer een eigen bijdrage levert?

Als de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor de lease:

• Dan moet je de eigen bijdrage van de leaseprijs aftrekken voordat je kijkt of het bedrag onder de €749 blijft.

• Als na aftrek van de eigen bijdrage de leaseprijs ≤ €749 (inclusief BTW) is, dan mag je alle BTW aftrekken.

• Als het bedrag > €749 blijft, mag je nog steeds maar maximaal €130 aan BTW aftrekken.

Wat gebeurt er met de BTW verder?

De BTW op de leasecomponent waarop je geen BTW-aftrek toepast:

• Mag je niet terugvragen van de Belastingdienst;

• Je verwerkt deze niet-aftrekbare BTW eenvoudig als bedrijfskosten (inclusief het deel dat niet aftrekbaar is).

• Als er een eigen bijdrage is, moet je over die bijdrage BTW afdragen als je die van werknemer ontvangt.

Nee, fietslease kan volledig buiten de werkkostenregeling worden ondergebracht. Dat maakt het juist zo interessant voor werkgevers om een fietsleaseplan aan te bieden. Je hoeft dan geen rekening te houden met de – vaak toch al beperkte – vrije ruimte.

Fietslease is daarmee een perfecte oplossing voor de groeiende vraag van medewerkers naar bijvoorbeeld e-bikes, die al snel meer dan €3.000 kosten. Kies je ervoor om de maandelijkse kosten te verdelen tussen werkgever en werknemer? Dan blijven beide bedragen buiten de vrije ruimte. Bovendien kun je de werkgeversbijdrage als leasekosten verwerken, waardoor er geen werkgeverslasten over verschuldigd zijn.

Na invulling van het leasefietsplan formulier nemen wij contact met u op en bij goedkering ontvangt u het draaiboek voor het vervolg zoals het opstellen van de het addendum bij de arbeidsvoorwaarden, de introductie bij uw bedrijf, welke fietsen wilt u in het fietsplan , welke medewerkers mogen meedoen en welke dealer koppelen we aan u fietsplan , deze heeft u waarschijnlijk al gekozen.

Wij maken een aparte pagina voor uw bedrijf aan waar de medewerkers een keuze kunnen maken welke fiets zij willen gaan rijden. Deze keuze wordt gezonden aan uw HRM afdeling wanneer deze de keuze goedkeurt wordt de fiets besteld bij de dealer en vervolgens afgeleverd. De HRM afdeling krijgt een kopie van het uitleveringsmoment. Dat is het moment waarop de 7% regeling en het leasecontract ingaan.